Maak je handmatig een bestelling of factuur aan, dan wil je de gegevens van een bestaand contact niet elke keer overtypen. Het veld “Klant” in een bestelling zoekt alleen in gebruikersaccounts, niet in je CRM-contacten. Daarom staat er in een nieuwe bestelling een apart zoekveld “CRM-contact”, en op de contactpagina in het CRM een knop om direct een bestelling voor dat contact te openen. Het contact heeft daarvoor geen gebruikersaccount nodig.
De Shop & Verkoopfunnels-uitbreiding is een optionele uitbreiding die je kunt toevoegen aan je Autorespond-pakket. Staat deze uitbreiding uit, dan zie je het zoekveld en de knop uit dit artikel niet.
1. Een contact zoeken in een nieuwe bestelling #
- Ga naar Shop → Bestellingen en klik op Bestelling toevoegen.
- Klik links, onder het veld Klant, in het veld CRM-contact.
- Typ minimaal twee letters van de naam of het e-mailadres. Tijdens het typen verschijnen de contacten die erbij passen, met e-mailadres en woonplaats.
- Klik op het juiste contact.
2. De gegevens worden ingevuld #
Zodra je het contact kiest, worden onder Facturering de voornaam, achternaam, het adres, de postcode, de plaats, het land, het e-mailadres en het telefoonnummer ingevuld. Staat er bij het contact een organisatie of btw-nummer, dan komen die ook mee. Heeft het contact een klantaccount, dan wordt dat account meteen in het veld Klant gezet. Heeft het contact geen account, dan blijft Klant op Gast staan; dat is prima.
- Controleer de gegevens en vul aan wat ontbreekt. Ontbreekt er vaker iets, zet het dan bij het contact in het CRM; dan komt het de volgende keer vanzelf mee.
- Voeg onderaan de producten toe via Artikel(en) toevoegen en klik op Herberekenen.
- Klik rechts op Aanmaken.
3. Direct vanuit een contact in het CRM #
Ben je al in het CRM, dan kan het nog sneller. Open het contact via CRM & Emails → Contacten. Rechts staat onder Aanvullende informatie het blok Bestelling. Klik op Nieuwe bestelling voor dit contact: er opent een nieuwe bestelling waarin de gegevens van dit contact al zijn ingevuld. Daarna voeg je de producten toe en klik je op Aanmaken.
Zie je het blok niet, klik dan rechtsboven op het pijltje bij Aanvullende informatie om de zijbalk open te klappen.
Goed om te weten #
- Het zoekveld CRM-contact staat alleen in een nieuwe bestelling. In een bestelling die al is aangemaakt pas je de factuurgegevens aan via het potloodje naast Facturering.
- Je hoeft voor je klanten geen gebruikersaccount aan te maken om ze te kunnen factureren. Een bestelling als Gast komt gewoon bij het contact in het CRM te staan, op basis van het e-mailadres.
- Open je via de knop in het CRM een bestelling en sluit je het scherm zonder op Aanmaken te klikken, dan wordt er niets aangemaakt.
Veelgestelde vragen #
Waarom vind ik mijn contact niet in het veld Klant? #
Het veld Klant zoekt alleen in gebruikersaccounts. Een contact in je CRM heeft niet automatisch een account. Gebruik daarom het veld CRM-contact eronder; dat zoekt in al je contacten.
Staat de persoon nog niet in mijn CRM? #
Maak het contact dan eerst aan via CRM & Emails → Contacten, met het adres erbij. Daarna vind je het in het veld CRM-contact. Je kunt de gegevens ook gewoon in de bestelling zelf invullen.
Worden de gegevens van het contact aangepast als ik ze in de bestelling wijzig? #
Nee. Wat je in de bestelling aanpast, geldt voor die bestelling en de factuur. Het contact in het CRM verandert daardoor niet.
